A Imprensa Oficial do Estado do Amazonas começou a utilizar o Sistema de Acompanhamento e Controle de Documentos na Web (SPROWEB). A solução, desenvolvida pela empresa Processamento de Dados Amazonas S.A. (PRODAM), permite aos órgãos estaduais fazer a localização virtual de documentos físicos e acompanhar o status do seu atendimento ou do processo em andamento, tudo através do número de protocolo cadastrado no sistema.
Conforme a colaboradora do setor de protocolos da Imprensa Oficial, Elizabeth Moraes, a implantação do sistema proporcionou, além da facilidade, autonomia durante a realização de suas tarefas diárias. Funcionária da instituição há 30 anos, ela contou que o sistema de trabalho utilizado anteriormente permitia que apenas uma pessoa computasse os dados dos protocolos em um sistema interno da empresa.
“Apenas uma máquina em nossa sala tinha o sistema de controle de protocolos, que era acessado apenas internamente. Agora todos os computadores que têm o SPROWEB podem disponibilizar e consultar documentos dentro do sistema para todos os órgãos que também tem acesso a ele”, contou Elizabeth, que além de ver as tarefas do dia-a-dia simplificadas, também interage mais com a tecnologia.
De acordo com a supervisora de Implantação de Sistemas da PRODAM, Vera Costa, dois funcionários da empresa estão na instituição acompanhando a implantação. “Eles ficarão na Imprensa Oficial por três semanas, auxiliando no uso da ferramenta e assegurando que o sistema funcione perfeitamente e colabore para a comunicação entre as instituições do Governo”, disse Vera.
Sobre o SPROWEB
O SPROweb já vem sendo utilizado com sucesso por cerca de 40 instituições públicas do estado, dentre elas, a Casa Civil, o Departamento de Trânsito do Amazonas (Detran/AM) e a Controladoria Geral do Estado. Uma das principais funções do SPROweb é a localização virtual de documentos físicos. “O documento recebido no protocolo do órgão é cadastrado no sistema e recebe o número de identificação. Ao inserir esse número de protocolo na interface do programa, o usuário pode saber em que setor se encontra o documento físico”, explica Vera Costa.
O uso do sistema garante maior qualidade e transparência ao fluxo de documentos entre as instituições do Governo do Estado, proporcionando agilidade e um melhor atendimento.
